Ingen bedrifter opererer i et vakuum, og svært få virksomheter er enmannsoperasjoner. Selv om du er en soloprenør, vil du sannsynligvis trenge å koordinere med klienter. Kort sagt betyr forretning samarbeid. Å jobbe med andre oversettes til nødvendigheten av møter. Og møter kan enten være et sluk for timeplanen og produktiviteten. Eller, når du maksimerer møter, en sjanse til å sikre at du er på samme side med samarbeidspartnerne dine, finne knekk og utvikle handlingsplaner for prosjektene dine.
Kalender – Kalender
De fleste av oss har opplevd de møtene som vi vet av “kunne ha vært en e-post”-trope. Det er de som ikke ser ut til å ha noen klar retning, der gruppen kollektivt snurrer hjulene sine. Dette kan skyldes at deltakerne blir avviklet eller rett og slett fordi innholdet i møtet er overflødig.
Det er ikke en god følelse å sitte gjennom en hel time mens du i stillhet stresser over oppgavene vi kan gjøre i stedet. Pakkede kalendere er allestedsnærværende; ingen ønsker eller fortjener et tidssløsende møte. Hvis du er ansvarlig for periodiske eller regelmessige innsjekkinger med teamet eller kundene dine, vil alle involverte takke deg for at du har gjennomført jevne og effektive møter som støtter oppgavene deres.
Et godt møte skal hjelpe deltakerne med å løse fastlåste punkter, få teammedlemmer på samme side, avklare prosjektets neste trinn og generelt spare tid og energi. Nøye å planlegge møtene og holde seg til planen vil hjelpe medlemmene av teamet ditt å få mest mulig ut av tid ansikt til ansikt.
Husk at tid er penger og budsjettmøtetid deretter.
Det er viktig å med jevne mellomrom evaluere frekvensen og tidskravene til teamets møteplan. Spør deg selv:
Trenger du en ukentlig eller annenhver uke ansikt til ansikt for å holde deg på sporet?
Kan noen møter hoppes over hvis ingen presserende bekymringer må tas opp?
Hvordan vil det å holde et møte påvirke teamets produktivitet: vil det forbedre den ved å lindre fastlåste punkter, eller vil det hindre det ved å trekke folk ut av sonene deres?
Vurder om teamet ditt krever stående møter.
Prøv å ikke bli sittende fast i tankegangen om at møter, spesielt stående møter, er nødvendige for å holde alle sammen fremover. Noen ganger kan det virkelig være en e-post. Å være gjennomtenkt når og hvordan du gjennomfører møtene dine kan føre til betydelige kostnadsbesparelser for virksomheten din. Husk at du betaler for alles tid under det møtet. Du kan også miste produktiv tid på oppgaver hvis du møter unødvendig. Det kan være oppklarende å få frem en kalkulator og kjøre tallene for bedriftens forbruk på ukentlig møtetid.
Ha en klar møteagenda og hold deg på oppgaven.
Når du og teamet ditt har bestemt at en samling er berettiget, enten det er virtuell eller personlig, er det viktig å ha en klar handlingsplan. Før hvert møte, identifiser tydelig hva du ønsker å oppnå, hvem som må være involvert og hvordan du vil organisere tiden. Prøv å ikke kreve oppmøte fra lagkamerater hvis du ikke trenger å bruke tiden deres. Det er viktig å lage og dele en agenda for hvert møte – og holde seg til den.
“Hvis jeg ikke har en agenda foran meg, går jeg ut,” Annette Catino, administrerende direktør i QualCare Alliance Network, fortalte New York Times. “Gi meg en agenda, ellers skal jeg ikke sitte der, for hvis jeg ikke vet hvorfor vi er i møtet, og du ikke vet hvorfor vi er der, så er det ingen grunn til et møte .”
Tips for å maksimere møtene dine
Å utvikle en plan på forhånd vil hjelpe alle involverte å vite hva de kan forvente, holde diskusjonene sammen og spare tid.
Her er fem tips du kan implementere i dag for å hjelpe deg og teamet ditt med å sikre effektivitet og at dere alle får mest mulig ut av samarbeidstiden.
1. Ha en møteagenda tilgjengelig for teamet ditt før dere samles.
En gjennomtenkt møteagenda er hjertet og sjelen til effektivt teamsamarbeid. Tenk på det som en spillebok for suksess, en guide som setter scenen for jevn fremføring. Agendaen din bør inkludere viktig informasjon om hvem, hvorfor, hva og hvordan.
Teamet ditt bør vite hvem som deltar. Kommuniser forventninger til hver deltaker for deres bidrag til samtalen. Du bør også ha et klart mål etablert, også for stående møter. Hva er teamets smertepunkter og hvordan vil du håndtere dem i løpet av denne tiden? Hvis du ikke kan svare på de store “W”-spørsmålene, kan det være lurt å sikkerhetskopiere. Vurder om laget ditt trenger å møtes i det hele tatt.
Dagsorden trenger ikke å være et fullstendig utfyllende dokument, med paragrafer med forklaringer eller instruksjoner. I stedet identifiserer du bare elementene som må håndteres, i en rekkefølge som gir mening, og noter hvem som er invitert til å bidra til hvert punkt. Du kan ende opp med å gå av skriptet til tider, men å ha en klar disposisjon vil være langt for å holde alle på oppgaven.
2. Bruk møteagendaen din til å holde deg på oppgaven og sikre effektivitet.
For å hjelpe til med å maksimere ethvert møte, er det viktig for hver deltaker å motta en kopi av agendaen på forhånd. Gi om mulig nok tid til tilbakemeldinger og spørsmål. Du kan finne at teamet ditt hjelper deg med å forbedre planen din på forhånd.
Hvis du er en tradisjonell murstein-og-mørtel-operasjon, kan du distribuere papirkopier av agendaen din før du møtes. Men det er ikke et levedyktig alternativ for hybride eller eksterne sammenkomster. Å sende et agendadokument på e-post til alle er en mulig løsning. Eller du kan vurdere tekniske verktøy som kan hjelpe deg med å organisere prosessen fra start til slutt.
Et teknisk verktøyalternativ for å maksimere møtene dine er Kar. Fellows programvare inkluderer møtemaler, slik at du ikke trenger å starte med en tom side når du organiserer agendaen din. Agendaene lar deg også holde teamet ditt ansvarlig og informert om viktige beslutninger. Å ha et multifunksjonsverktøy for teamet ditt er en måte å holde alle på samme side og holde oversikt over behov og fremgang på et øyeblikk.
3. Hold deg til oppgaven og kutt ned på distraksjoner.
Avhengig av kulturen din, vil du kanskje det krydre møtene dine litt for å holde teamet ditt engasjert. Men hvis du gjør det, er det en god idé å holde alle ellers fokuserte og på oppgaven. Sørg for at alle har plass til å bidra og at du jobber med å hjelpe med smertepunkter eller stikkpunkter.
Hvis du kjører møtet, forsøk å fungere som moderator. Fremme åpen kommunikasjon. Vær klar til å gå inn når det er på tide å omdirigere eller flytte møtet til neste agendapunkt. Når du krysser av på listen, hold deg til en rytme av kommunikasjon, idédugnad og oppgjør.
Snakk om hvor du står fast eller hva som må tas opp om et bestemt punkt. Gi teamet rimelig tid (gitt timeplanen din og møtelengden) til å diskutere tilnærminger og deretter forplikte seg til en strategi for å ta det opp før du går videre. Hvis noe ikke fungerer, kan du gå tilbake til det senere.
4. Oppmuntre til notater og aktiv lytting.
Møter kan være rike muligheter for team til å jobbe gjennom veisperringer i samarbeid. Hvis du planlegger dem gjennomtenkt, holder deg til planen og lar deltakerne bringe utfordringene og løsningene til bordet, kan du utføre mirakler på arbeidsplassen.
Å coache teamet ditt i aktiv lytting (lytting for å forstå kontra å lytte for å svare), og god notattaking vil hjelpe deltakerne å maksimere fordelene de høster av hvert ansikt-til-ansikt møte.
En eller annen form for å ta notater, enten for hånd eller med en digital enhet, vil hjelpe teammedlemmene å huske neste trinn og andre handlingspunkter. Hvis du møtes på nett, kan du vurdere å lage et digitalt opptak av viktige møter. Deltakere kan se gjennom detaljer asynkront senere.
5. Gå videre og gjør disse kulepunktene til handling.
Du vil at tiden din skal brukes til maksimal effektivitet når du samler teamet ditt. Som et resultat, sørg for at møtet tillater planlegging og de neste trinnene. Du kan ha en oppsummering på slutten av hver økt, raskt oppsummere hvert relevant emne, skissere hvordan teamet vil ta opp problemet, og avklare hvem som er ansvarlig for hva.
For å maksimere møtene dine kan du også jobbe med dette i hvert agendapunkt mens du går gjennom selve møtet. Alle bør forlate bordet (enten det er i møterom eller virtuell møteplass) med en klar forståelse av handlinger de vil ta for å komme videre. Hvis hver deltaker forlater møtet med kunnskap om hva og hvordan de skal gjøre videre, kan du spare betydelig tid og energi etter hvert som et prosjekt skrider frem.
Enten du og teamet ditt jobber personlig, eksternt eller hybrid, er møter sannsynligvis en fast del av din ukentlige eller månedlige planlegging. Du må samarbeide, og noen ganger er ansikt til ansikt den beste måten å gjøre det på. Disse trinnene kan hjelpe deg med å sikre et jevnt og produktivt møte online eller personlig, og hjelpe deg med å unngå sløsing din og teammedlemmenes tid.
Kort sagt, gode møter innebærer mye tydelig kommunikasjon, fra begynnelse til slutt. Start med å vurdere om du bør ha et møte og hvem som er avgjørende for prosessen. Skisser tydelig punkter som skal behandles i en kortfattet møteagenda. Hold møtet flytende på oppgaven. Sørg for at alle går ut og vet hva de skal gjøre videre. Litt ekstra planlegging og forberedelse vil spare teamet ditt for en sunn mengde tid, kostnader og stress.
Utvalgt bildekreditt: Jopwell; Pexels.com. Takk skal du ha!
Posten Kalender full? 5 måter å maksimere møtene dine på dukket opp først Kalender.